Vorreiterrolle für Bayern: THWS startet mit Live-Gang von neuer Bibliothekssoftware FOLIO
Zeitenwende für die bayerischen Hochschulbibliotheken: An der Technischen Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS) ist die neue Open-Source-Software „FOLIO“ in Betrieb gegangen, die in Zukunft den gesamten Ausleih-, Beschaffungs- und Bereitstellungsbetrieb der Bibliotheken an Universitäten und Hochschulen in Bayern steuern soll. Jens Renner, Leiter der THWS-Bibliothek, drückte am 5. August 2024 zum Systemstart an der THWS mit Gästen auf den roten Knopf.
Vier Jahre lang haben Bibliotheksleiter Jens Renner, Projektleiterin Lisa Wolf, stellv. Projektleiterin Sarah Feyl und das gesamte Bibliotheksteam auf diesen Tag hingearbeitet. Zunächst kümmerte sich das THWS-Team zusammen mit einem Gremium von ca. 100 Bibliotheksexpertinnen und -experten aus ganz Bayern zwei Jahre lang um die Anforderungen an die neue Software. 2022 entschied sich die THWS als erste Hochschule, Teil des Pilot-Projektteams zu werden und bei der Umsetzung voranzugehen. Vor einem Jahr unterschrieb dann die damalige Hochschulleitung der THWS den Vertrag, um in Kooperation mit der Bayerischen Staatsbibliothek sowie dem Leibniz-Rechenzentrum die Programmierung umzusetzen. „Ohne die Verbundzentrale des Bibliotheksverbund Bayern (einer Abteilung der Bayerischen Staatsbibliothek) und das Hosting durch das Leibniz-Rechenzentrum wäre das Vorhaben niemals realisierbar gewesen“, so Renner.
Die größte Neuerung war dabei, auf eine Open-Source-Software zu setzen. Vom Open-Source-Konzept seien nicht alle sofort begeistert gewesen, sagt Renner, der von Anfang an ein Verfechter dieser Lösung gewesen war. Doch schließlich entschlossen sich alle zehn Universitäten und 19 Hochschulen in Bayern für die von Renner favorisierte Lösung. Gleichwohl finden in Bayern auch andere Konzepte ihren Platz, so hat die Bayerische Staatsbibliothek für das eigene Haus einen kommerziellen Anbieter ausgewählt, unterstützt aber den Weg der Hochschulen.
Datenschutz gesichert
FOLIO bietet laut Renner zwei wesentliche Vorteile: Zum einen seien Anschaffung und nachhaltige Weiterentwicklung wesentlich günstiger als bei kommerziellen Lösungen, zum anderen wurden alle Fragen des Datenschutzes durch eine Servicevereinbarung mit der Bayerischen Staatsbibliothek gelöst. Ein besonders wichtiges Element der Bibliothekssoftware ist das sogenannte „Identity Management“: Die Software müsse unter anderem wissen, ob jemand noch immatrikuliert sei und welche Benutzungsrechte er habe, außerdem liefen im Hintergrund beispielsweise Prozesse für die Lizenzierung von E-Books ab oder für Nutzungsbeschränkungen, etwa wenn ein Bibliotheksprodukt nur von maximal drei Personen gleichzeitig genutzt werden kann. „Wenn ein kommerzielles Programm an einen anderen Anbieter verkauft wird, dann könnten auch die Daten unserer Studierenden dorthin wandern“, schildert Renner.
Verbesserte User Experience
Dennoch musste Renner einiges an Überzeugungsarbeit leisten. Zunächst mussten weitere Partner ins Boot geholt werden und Teil des Pilot-Projektteams werden. Schließlich erklärten sich die Technische Universität München (TUM) sowie die Universität Regensburg dazu bereit, die aber erst 2025 mit dem neuen System arbeiten werden. „Im Pilot-Team sollten eine HAW, eine große Uni und eine kleinere Uni sein. Nun hat die kleine THWS die erste Hochschulbibliothek mit Verbundanbindung und einer Full-Service-Version, die alle Apps der neuen Software nutzt – und nicht etwa eine der ganz großen Bibliotheken in Bayern“, erklärt Renner mit einem Schmunzeln. Für die Studierenden verbessere sich vor allem die „User Experience“: Die Darstellung auf mobilen Endgeräten sei besser und schneller, außerdem sei der gesamte bayerische Bibliotheksbestand nur einen Mausklick entfernt.
So ein komplexes Projekt zu stemmen, sei für ein relativ kleines Team von 22 Personen eine große Herausforderung gewesen. Im Vorfeld gab es eine geheime Abstimmung: „Wollen wir das überhaupt?“, schildert Renner. Das Ergebnis sei nicht einstimmig, aber sehr deutlich positiv gewesen und inzwischen seien alle überzeugt. Außerdem brauche man den einen oder anderen Zweifler schon allein für die Qualitätskontrolle. Denn es sei durchaus ein Risiko gewesen, dieses Projekt anzustoßen: „Die Erfolgsaussichten waren anfangs bestenfalls 50/50 – wir waren die einzigen, die sich getraut haben! Die ganze Welt spricht von der Digitalisierung – wir machen sie!“
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